Politique d'utilisation des données personnelles

ARTICLE 1. OBJET 

La présente politique d’utilisation des données a pour objet d’exposer de manière claire et transparente la façon dont SPARLANN (*), en tant que responsable des traitements, recueille, enregistre, conserve et communique les données personnelles des personnes physiques avec lesquelles elle est amenée à interagir dans le cadre de son activité, et notamment les prospects, clients et partenaires (ci-après désignés les « Personnes concernées » ou la « Personne concernée »).

SPARLANN s’engage à ce que cette politique, ainsi que son application en pratique, soient conformes au dispositif de protection des données personnelles (ci-après la « Réglementation en vigueur »), en particulier :

• Le Règlement Général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD ») ;
• La loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 ;
• Le décret n°2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

La présente politique peut être amenée à évoluer en fonction du contexte légal et règlementaire, et au regard de la doctrine de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (ci-après la « CNIL »).

ARTICLE 2. RÉFÉRENT À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Afin de garantir la conformité de ses pratiques à la Réglementation en vigueur, SPARLANN a désigné un Référent à la protection des données personnelles (ci-après le « Référent »).

Le Référent est le point de contact privilégié des Personnes concernées avec SPARLANN en matière de protection des données personnelles.

La Personne concernée peut prendre contact avec le Référent pour toutes questions relatives au traitement de ses données personnelles ainsi qu'à l'exercice de ses droits sur celles-ci (voir article 8).

ARTICLE 3. COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES

1. Le terme « donnée personnelle » (ci-après la « donnée » ou les « données ») désigne toute information se rapportant à une personne physique et permettant de l’identifier, soit directement, soit indirectement.
   Concrètement, il s’agit de ses nom et prénom, mais également de ses adresse email, adresse IP, numéro de portable, domicile, identifiants, données professionnelles et financières etc.
2. SPARLANN collecte et traite des données personnelles pour remplir un objectif déterminé, explicite et légitime. 
3. SPARLANN veille toutefois à limiter la collecte de ces données à ce qui est strictement nécessaire au regard de l’objectif poursuivi.
   Pour autant, si SPARLANN invite les Personnes concernées à ne communiquer que les données personnelles qui sont strictement nécessaires au traitement de leur demande, elles restent libres de communiquer les données personnelles de leur choix. 
   Aussi, il ne saurait être reproché à SPARLANN de collecter des données dont elle n’aurait pas demandé la communication.
4. Les données personnelles peuvent être collectées par SPARLANN, selon les cas :
   • Directement auprès des Personnes concernées, que ce soit lors de rencontres professionnelles (salons, conférences, évènements), dans le cadre de rendez-vous physiques ou téléphoniques, ou encore via des échanges par mails ;
   • Sur internet, par l’intermédiaire du site de la Personne concernée ou de sites institutionnels tels que www.infogreffe.fr ;
   • Via des formulaires de collecte remplis par la Personne concernée, en particulier le formulaire « INSCRIPTION A LA NEWSLETTER » sur le site www.sparlann.com ;
   • Lors de la conclusion ou la signature de conventions d’honoraires ;
   • Par l’intermédiaire de ses clients et partenaires.
5. ​Il est précisé que certaines données doivent être obligatoirement communiquées, sans quoi SPARLANN ne sera pas en mesure de traiter la demande de la Personne concernée.
   Le défaut de réponse à des informations non signalées par un astérisque n'empêche pas le traitement de la demande de la Personne concernée par SPARLANN.
6. Enfin, en tout état de cause et conformément à la Réglementation en vigueur, chaque traitement de données mis en œuvre par SPARLANN a pour base juridique, un ou plusieurs des fondements suivants (voir article 6) :
   • Le consentement de la Personne concernée ;
   • L’exécution d’une convention (telle que par exemple une convention d’honoraires) ou de mesures précontractuelles prises à la demande de la Personne concernée (ainsi par exemple un devis ou l’étude du dossier d’un candidat à un poste chez SPARLANN) ;
   • Le respect d’une obligation légale imposant le traitement de données ;
   • L’intérêt légitime de SPARLANN, en particulier en ce qui concerne l’amélioration de ses services.

ARTICLE 4. DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

1. Les données collectées par SPARLANN sont traitées en interne par le cabinet.
2. SPARLANN ne communique en aucun cas, ni ne vend, que ce soit à des fins de prospection commerciale ou autre, les données personnelles des Personnes concernées.
   Aussi, les seuls destinataires extérieurs à SPARLANN auxquels peuvent être communiquées les données des Personnes concernées, sont des prestataires de services de confiance, choisis par SPARLANN, et qui traitent lesdites données spécifiquement au nom et pour le compte de cette dernière.
   À titre d’exemples, SPARLANN peut être amenée à recourir aux prestataires suivants :
   • Des fournisseurs de services informatiques (boite mail, logiciel métier, solutions d’analyse d’audience, hébergement, maintenance des outils informatiques) ;
   • Des prestataires marketing (fournisseur d’une plateforme pour les communications électroniques) ;
   • Des prestataires de services autres (agences de traduction etc.).​​
   SPARLANN s’assure que tous les prestataires auxquels elle a recours présentent les garanties suffisantes en matière de protection des données, en particulier s’agissant de leur confidentialité et de leur sécurité.
   SPARLANN peut par ailleurs être amenée à communiquer les données des Personnes concernées à des institutions professionnelles telles que par exemple :
   • Les juridictions ;
   • Les auxiliaires de justice (huissiers de justice, notaires et avocats) ;
   • Les Conseils en propriété industrielle ;
   • Les offices de propriété intellectuelle (INPI, EUIPO, offices nationaux autres que l’INPI etc.) ;
   • Les bureaux d’enregistrement des noms de domaine ; 
   • La CNIL ;
   • Les centres de médiation.
3. Les données personnelles de la Personne concernée peuvent être transférées hors de l’Union Européenne et de l’Espace Economique Européen, à destination de pays tiers pour lesquels la Commission européenne n’a adopté aucune décision d’adéquation et cela même, en l’absence de garanties appropriées au sens de l’article 46 du RGPD (par exemple : dans le cadre d’une procédure d’opposition devant un office de propriété intellectuelle étranger).
   De tels transferts sont toutefois justifiés, selon les cas, par :
   • ​​le consentement explicite de la Personne concernée laquelle a été informée des risques encourus pour ses données en l’absence de décision d'adéquation et de garanties appropriées ; 
   • L’exécution d’un contrat entre la Personne concernée et SPARLANN ;
   • La constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

ARTICLE 5. DURÉE DE CONSERVATION

SPARLANN conserve les données des Personnes concernées pendant le seul temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi au moment de la collecte et dans le respect de la Réglementation en vigueur.

ARTICLE 6. DÉTAILS DES TRAITEMENTS

ARTICLE 7. SÉCURITE DES DONNÉES PERSONNELLES

SPARLANN met en place des mesures organisationnelles et techniques afin d’assurer la sécurité des données des Personnes concernées, en les protégeant notamment contre toute perte, altération, divulgation et contre tout accès non-autorisé.

En particulier, chaque collaborateur de SPARLANN est soumis à une obligation de confidentialité et est sensibilisé à la protection des données personnelles, par le biais de formations notamment.

ARTICLE 8. DROIT DES PERSONNES CONCERNÉES

1. Dans le respect de la Règlementation en vigueur, la Personne concernée dispose des droits suivants sur ses données :
   • Le droit de savoir si des données personnelles la concernant sont traitées par SPARLANN et le cas échéant, le droit d’accéder à ces données, ainsi qu’à toute information y afférant ;
   • Le droit de demander la rectification de celles de ses données personnelles qui seraient erronées ;
   • Lorsque le traitement est fondé sur son consentement, le droit de retirer celui-ci à tout moment ; dans le cas contraire, le droit de s’opposer dans les conditions de l’article 21 du RGPD au traitement qu’elle n’a pas autorisé ;
   • Le droit de demander l'effacement des données traitées dans les conditions fixées à l’article 17 du RGPD (notamment en cas d’opposition au traitement de données) ;
   • Le droit à la limitation du traitement dans les conditions de l’article 18 du RGPD ;
   • Le droit de définir des directives définissant la manière dont elle entend que soient exercés ses droits sur ses données personnelles après son décès ;
   • Lorsque le traitement est fondé sur un contrat ou sur son consentement, le droit de recevoir les données personnelles qu'elle a fournies à SPARLANN, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, notamment afin qu’elle puisse les transmettre à un autre responsable du traitement, voire le droit que SPARLANN communique directement ses données au nouveau responsable ;
   • Le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr/fr/plaintes), ainsi qu’un recours juridictionnel.
2. En cas de demande tenant à l’exercice de ses droits, la Personne concernée doit nécessairement justifier de son identité auprès de SPARLANN.
   Ainsi, en cas de doute raisonnable quant à l’identité de la Personne concernée et dans la mesure où celle-ci ne peut être vérifiée autrement, SPARLANN peut requérir de la Personne concernée qu’elle lui présente une copie de sa pièce d’identité.
3. Pour plus d’informations sur ses droits, la Personne concernée peut consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles.